Fot.(c) PureStockX

     Spowolnienie gospodarcze w pełni. Spadek przychodów, niższa frekwencja, mniej konferencji, spotkań biznesowych, bankiety robione za mniejsze pieniądze… Niewiele jest w Polsce obiektów noclegowych, których kryzys jeszcze nie dotknął, ale i te profilaktycznie szukają oszczędności. Najprostsze są takie, które polegają na ograniczeniu wydatków na marketing, zakupy, pracowników. Najtrudniejsze, bo wymagające wyobraźni i drobiazgowości są inwestycje w oszczędną organizację pracy
     Od czego „rasowy” menedżer zaczyna walkę ze skutkami recesji na rynku turystycznym ? Od zbadania sytuacji: jak zachowuje się gospodarka w kraju, regionie i na świecie, jak zachowują się konsumenci, jakie są przejawy kryzysu u firm konkurencyjnych, czy podobne objawy występują w jego firmie? Następnie szuka prognoz makroekonomicznych, prognoz dla rynku, na którym działa, prognoz ruchu turystycznego czy wskaźników osiąganych przez obiekty noclegowe. Z uzyskanych informacji wypracowuje własny pogląd na sprawę i… przygotowuje własny program walki z kryzysem. Na czym najczęściej polega „pakiet antykryzysowy rasowego menedżera”? Na ograniczeniu kosztów, czyli cięciu zakupów, budżetów marketingowych, kosztów stałych, w tym tzw. czynnika ludzkiego, czyli personelu. Bo rasowy menedżer to człowiek oczytany, a często i biznesowo wykształcony. Zatem wprowadzany przez niego pakiet antykryzysowy jest zwykle lustrzanym odbiciem przepisu podawanego przez większość popularnych podręczników biznesowych. Cóż, przepis jest na tyle dobry, uniwersalny i bezpieczny, że umiejętnie wprowadzony w życie pozwala większości firm przetrwać kryzys. A jak firma przetrwa, to zazwyczaj nikt już nie zadaje sobie pytania, czy oszczędności były rzeczywiście konieczne, które z nich były uzasadnione? Nikt wówczas nie pyta, czy gdyby nie oszczędzać, ale inwestować, to może firma wyszłaby z kryzysu w lepszej kondycji niż w niego wkroczyła ? Nie zmienia to faktu, że menedżerowie, którzy zbyt dosłownie trzymają się książkowego przepisu, wprowadzają go w życie w sposób nieumiejętny lub bez modyfikacji adekwatnych do sytuacji firmy i rynku, kończą najczęściej tak samo jak zwolnieni przez nich pracownicy – na rozpaczliwym poszukiwaniu nowego zajęcia.
Zwolnić, czy przesunąć
     Dobry, chociaż może i niezbyt „rasowy” menedżer troszczy się o podległy i zależny od niego personel. I to bynajmniej nie ze względów altruistycznych. Troszczy się ze względu na dobro firmy, a zatem i dobro własne. Bo dobry personel to kapitał i znaczna część wartości firmy. W wypadku gdy działa ona na rynku hotelarskim, personel ma znacznie większy niż połowa udział w budowaniu wartości obiektu. Najprostszym sposobem zejścia z kosztów pracowniczych jest oddanie zewnętrznym kontrahentom części zadań wykonywanych przez własnych pracowników obiektu. W hotelarstwie, podobnie jak i w innych branżach, zadaniami, które zlecane są firmom zewnętrznym, są te niezwiązane bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodu. Najczęściej dotyczy to takich zadań pomocniczych jak usługi pralnicze i ochroniarskie. Średnio popularny jest jeszcze outsourcing cateringu, sprzątania i księgowości. Tylko, że kto miał zastosować outsourcing, to pewnie zastosował go już dawno przed kryzysem. Jeśli tak, to… może warto rozważyć proces odwrotny. Dlaczego? Dlatego, że firmy zewnętrzne, które wykonują usługi na rzecz hoteli, zazwyczaj przyzwyczajają się do długoterminowych zleceń, stając się przez to zdecydowanie mniej elastyczne cenowo i mniej skłonne do negocjacji. Jeśli nie trafiają do nich racjonalne argumenty, np. taki, że dyrekcja danego obiektu doskonale orientuje się w rynku i wie, że konkurencyjni podwykonawcy obniżyli ceny z powodu kryzysu, a zatem można te usługi wyceniać taniej, to zawsze można rozważyć rozwiązanie kontraktu. Tylko co wtedy ? Warto rozejrzeć się i ewentualnie rozpisać przetarg, w którym – co jest bardzo prawdopodobne – wystartuje dotychczasowy kontrahent oferując niższą niż do tej pory cenę. A jeśli nie zgłosi się nikt ? Wówczas można jeszcze raz skalkulować koszty i być może zatrudnić pracownika, w którego szkoleniu i częściowym „utrzymaniu” pomoże nam Rejonowy Urząd Pracy.
Recepcjonistka-ochroniarz
     W przypadku, gdy sytuacja z rezygnacją z firmy zewnętrznej nałoży się na konieczność zwolnienia przez nas jednego czy kilku pracowników, warto rozważyć zatrzymanie ich w pracy z jednoczesnym przesunięciem na inne stanowisko lub nowym przydziałem obowiązków. Tak, tylko jeśli audyt stanowisk (warto go zrobić niezależnie od kryzysu, bo wydobywa zazwyczaj ukryte moce) pokaże nam, że mamy za dużo recepcjonistek i jedną z nich trzeba zwolnić, to czy władająca np. dwoma językami, biegła w obsłudze komputera dziewczyna zdecyduje się na rolę praczki czy ochroniarza ? Co do pierwszego zajęcia - wątpliwe, co do drugiego – możliwe. No bo czy ochroniarz w hotelu jest zawsze wysokim sprawnym jak Schwarzenegger czy Rambo mężczyzną? Jeśli zamiast zwolnienia zafundujemy recepcjonistce kurs ochrony, zdobycie pozwolenia na broń gazową czy kurs negocjacji, to może się ona okazać o wiele lepszą inwestycją niż zatrudnianie firmy ochroniarskiej złożonej z emerytowanych milicjantów. Dziewczyna zdobędzie dodatkowe kwalifikacje, będzie dobrym ochroniarzem, a gdy jesienią obsada recepcji zostanie zdziesiątkowana przez choroby personelu i jego dzieci, chętnie zastąpi nieobecne koleżanki. Wbrew niekorzystnemu dla pracodawcy prawu pracy kryzys i stosunkowo wysokie bezrobocie powodują, że wielu pracowników jest skłonnych przymknąć oczy na pewne – nawet oczywiste – naruszenia ich praw. Przynajmniej czasowo. Możemy to wykorzystać – zarówno dla dobra obiektu, jak i pracownika – tylko warto pamiętać, że najlepiej taką sytuację potraktować jako czasową, nie nadużywać cierpliwości pracownika i porozmawiać z nim o tym. Wspólne rozwiązanie problemu, zamiast wręczenia wymówienia, może jeszcze bardziej niż do tej pory związać, zarówno tego pracownika, jak i innych, z zakładem pracy i zaowocować dobrą pracą, dobrą atmosferą w pracy i powstaniem prawdziwego zespołu. I zawsze należy pamiętać o najważniejszym: dobry menedżer troszczy się o budżet firmy, ale nie tylko o budżet widziany przez pryzmat cyfr. Dobry i przewidujący menedżer wie, że jeśli odpowiednio zatroszczy się o personel, to mimo kryzysu może się okazać na koniec roku, że wypracowany budżet jest znacznie lepszy niż wskazywałyby na to sumowane na papierze podczas planowania suche kolumny cyfr.
Spektakularnie i grosz do gorsza
     Najłatwiej jest zwalniać personel. To ulubione, bo szybkie w skutkach i widoczne narzędzie „oszczędzania”. Jedna decyzja, a z oczu znika kilka osób i w kasie pozostaje kilka, kilkanaście tysięcy złotych. Ale to proste jedynie z pozoru. Jeśli pracownicy mają okresy wypowiedzenia dłuższe niż dwutygodniowe – to może okazać się, że kryzys się skończy a my wciąż będziemy mieli pracownika na etacie.
Jest też wcale poważna grupa działań, które przekładają się na oszczędności kosztów stałych. Ale praca nad kosztami w tej grupie nie jest prosta i tak łatwa jak redukcje personelu. Wymaga zaufanych, solidnych i rzetelnych pracowników, a nie tzw. leserów i bumelantów. I dobrej organizacji pracy. Pracy drobiazgowej, monotonnej i mozolnej. I nie dającej spektakularnych efektów.
To praca dla pracownika technicznego. Nie dla firmy zewnętrznej. Tą pracą jest przegląd budynku i jego instalacji. Powszechnie lekceważony i nie wykonywany w polskich hotelach. Bo w Polsce się nie zapobiega, w Polsce się leczy.
Zacząć należy od regulacji i prawidłowego ustawienia okien. Wszystko jedno: plastikowych czy drewnianych. I nie tylko w pokojach hotelowych, ale we wszystkich pomieszczeniach w budynku. A to może oznaczać nie kilkadziesiąt, a kilkaset okien. Po co? By oszczędzać ogrzewanie zimą, a klimatyzowanie latem. I by ograniczać kurzenie/brudzenie się pokoju, co przekłada się np. na dłuższy czas, jaki pokojowa musi spędzić na sprzątaniu – a to kosztuje.
Po prawidłowym wyregulowaniu okien należy przejrzeć instalację centralnego ogrzewania – od pieca lub węzła w budynku aż po ostatni grzejnik na samym końcu instalacji. Podobnie z instalacją klimatyzacji. Dziś taki drobiazgowy ogląd w wielu hotelach to prosta sprawa, wystarczy podnieść sufity podwieszane w korytarzach i/lub pootwierać rewizje. Po co? By być może opatulić lub dopatulić rury, by zmniejszyć straty tzw. przesyłowe. By sprawdzić szczelność, zlikwidować mostki. By przy okazji sprawdzić każdy z kilkuset zaworów i termostatów, jakie występują w tych instalacjach.
Bo może któryś zawór jest uszkodzony i nie pracuje prawidłowo. I może przez to nie zamyka się w pełni pion, więc mimo „odcięcia” pionu lub kilku pokoi dalej płynie doń ciepło. Że to żadna oszczędność? Do grosika grosik, a zbierze się trzosik.
A jeśli w pomieszczeniu jest za ciepło? To się otwiera okno. Wiele hoteli w ten sposób ogrzewa okolicę. Dyżurka pokojowych, zaplecze recepcji, kuchnia, pokój socjalny, ale też pokoje hotelowe – otwarte zimą okna kosztują. Bardzo dużo kosztują. A są otwarte, bo albo nie ma termostatu na grzejniku, albo jest uszkodzony.
A może zawór, uszkodzenie lub zapowietrzenie powoduje, że pokój hotelowy lub pokoje są zimą niedogrzane? Wiecie Państwo, jak goście dogrzewają takie pokoje? Odkręcają gorącą wodę pod prysznicem i w umywalce, otwierają drzwi między łazienką i pokojem i idą na kolację. Wieczorem w pokoju jest ciepło, choć bywa parno. Więc wystarczy wywietrzyć i tak ustawić strumień gorącej wody w łazience, by płynął po glazurze, grzał, a nie parował. Proszę policzyć sobie ilość zużytej wody, koszt ścieków, no i koszt ogrzania tej wody.
Pokojowe powinny natychmiast zgłaszać wszelkie cieknące krany lub spłuczki WC. Taka spłuczka potrafi „nie wiadomo kiedy” przepuścić metr sześcienny wody. Kosztującej i jako woda, i jako ścieki.
Dodatkowo pokojowa musi co kilka dni szorować rudy zaciek w WC, a to kosztuje czas jej pracy. Pracy zbytecznej, gdyby nie było przecieku.
Wymiana żarówek na energooszczędne świetlówki kompaktowe nie wszędzie na sens. W pokojach takie świetlówki notorycznie są kradzione przez gości. Jak można zmniejszyć koszty oświetlenia? Montując czujki ruchu. Czujki czasowe lub np. zmierzchowe. Eliminują one niepotrzebne zużycie energii w okresach słabego natężenia ruchu gości lub pracowników w przestrzeniach publicznych obiektu. Goście nie są w hotelu po to, by oszczędzać. Więc niech w toalecie ogólnodostępnej czy w korytarzu hotelowym światło zapala odpowiednia czujka. W ilu korytarzach hotelowych pełne światło pali się całą dobę? I po co?
Do łez ze śmiechu doprowadzają mnie apele „wychodząc – zgaś światło” wieszane przez kierowników w pomieszczeniach zaplecza, socjalnych lub innych użytkowanych przez personel. Prąd oszczędza się w domu, nie w pracy. To walka z wiatrakami. Po co walczyć? Lepiej zainwestować w czujkę.
Przegląd powinien objąć piwnice i strych. Obróbki blacharskie, przecieki, przesiąki i uszkodzenia, jeśli są. By jak najwcześniej wyłapać pierwsze objawy lub pierwsze efekty uszkodzeń. Po co? Przecież to nie wpływa na aktualne koszty stałe. Bo profilaktyka zawsze kosztuje mniej niż leczenie.
Andrzej Szafrański, Jacek Piasta
PS.
Co jednak ma zrobić rasowy menedżer, gdy uszczelni już cały obiekt, zrobi przegląd instalacji i kadr, a budżet nadal mu się nie domyka ? Powinien się dobrze rozejrzeć po swoim najbliższym otoczeniu. Na pierwszy rzut oka wszystko jest potrzebne: telefony stacjonarne i komórkowe, faksy, laptopy, drukarki i kserokopiarki. Sekretarka? Menedżer hotelu raczej rzadko dysponuje takim luksusem, ale ten „rasowy” dysponował. Tylko zwolnił ją w ramach redukcji personelu. Ale kilka innych osób w biurze jeszcze pozostało. Tymczasem środowisko biurowe, a w szczególności procesy związane z produkcją i przepływem dokumentów może stanowią źródło istotnych oszczędności. Potwierdzają to badania, m.in. przeprowadzone przez firmę IDC, które ujawniły, że w wielu dużych firmach koszty związane z produkcją i obiegiem dokumentów mogą pochłaniać nawet  10 proc. rocznych przychodów i stale rosną. Z tych samych badań wynika, że urządzenia biurowe są jednym z najsłabiej zarządzanych zasobów w firmie. Wprawdzie hotel, to nie duża firma, ale warto wprowadzić kody uprawniające poszczególnych pracowników do używania drukarki, czy kserokopiarki. Sam fakt wprowadzenia takich ograniczeń spowoduje „automatyczny” spadek zużycia papieru o jedną trzecią. Zawsze warto też wyłączać komputer i monitor z trybu stand-by, gdy wychodzi się z biura. Warto też wyłączać drukarkę, zwłaszcza gdy jest to potrzebująca szczególnie dużo energii drukarka laserowa, a po naładowaniu telefonu komórkowego, czy laptopa odłączać zasilacz od sieci. Wprowadzenie takich oszczędności powinno zmniejszyć koszty administracji o przynajmniej 180 zł na jednego pracownika w skali roku. A jeśli dodamy do tego kwoty zaoszczędzone na zmniejszeniu liczby podróży służbowych, przesyłek kurierskich, czy rozmowach telefonicznych, to znów zbierze się kolejny tysiąc, czy kilka tysięcy. Warto rozejrzeć się po biurze, bo dobry gospodarz, co w praktyce nie zawsze pokrywa się z określeniem „rasowy” menedżer, zawsze zaczyna poszukiwanie oszczędności od siebie i swojego najbliższego otoczenia.