Jak odpowiadały na ofertę
W listopadowym numerze Hotelarstwa przedstawiliśmy pierwsze wyniki badania zrealizowanego przez Instytut Hotelarstwa na zlecenie Redakcji. Badanie dotyczy stopnia zainteresowania, czasu reakcji i jakości odpowiedzi na zapytanie o możliwość i cenę organizacji imprezy firmowej w obiekcie noclegowym.
Szef zleca podwładnej zebranie ofert na organizację imprezy firmowej. Ta przypomina sobie o zleceniu w poniedziałek, gdy szef pyta o pierwsze wyniki. Z powodu problemów ze służbową skrzynką, nie zwlekając, podwładna wysyła zapytanie o godzinie 8.51 rano wykorzystując do tego swoją prywatną skrzynkę e-mail. Nie prosi w zapytaniu o specjalne bonusy czy ekstra ceny. Załącza harmonogram spotkania, przewidywane potrzeby i prosi o ofertę. Zapytanie rozsyła do 80 hoteli 3-, 4- i 5-gwiazdkowych w całej Polsce. Zaznacza, że czas gra rolę, pisząc „pilne” już w tytule wiadomości. Jest 5 października 2009 roku.
Poniedziałek – dzień wysłaniazapytania
Pierwsze reagują roboty pocztowe, tzw. autorespondery hoteli warszawskiego i krakowskiego Radisson SAS. Co ciekawe, warszawski odpowiada po polsku, krakowski – już po angielsku. Po autoresponderach przychodzi czas na potwierdzenia, że adresat otworzył e-mail. Pierwszy jest hotel Sheraton w Sopocie (9.12), minutę później wiadomość czyta hotel Nowodworski z Legnicy i Silver ze Szczecina. W ciągu pierwszej godziny od wysłania wiadomości (do 10.00) nie licząc robotów pocztowych e-mail otwierają/czytają 32 hotele, z czego 6 od razu odpowiada.