W maju 2018 roku weszły z kolei w życie przepisy RODO - Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (angielskie: GDPR). Szumu informacyjnego wokół był ogrom. Niewiedzy jeszcze więcej. Wiele firm i przedsiębiorstw - przede wszystkim handlowych i internetowych - musiało zrewolucjonizować swoje systemy i organizację. Jakby wcześniej nie funkcjonował GIODO - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

A w obiektach hotelowych i noclegowych?
A w hotelach do popularnego refrenu gości: 'A przecież obowiązku meldunkowego już nie ma? To jakim prawem ja mam wypełniać kartę meldunkową?' - doszła nowa śpiewka: 'Ale jest RODO, więc ja wam nie muszę podawać moich danych osobowych'.

PODEJŚCIA DO TEMATU 'MELDUNKU'

Wariant A
Szara strefa
Jak były, tak i są obiekty noclegowe, w których przy wydawaniu klucza do pokoju nikt nas nie poprosi o dokument tożsamości czy wypełnienie czegokolwiek. A zapłacić możemy tylko gotówką, z góry, i nie zobaczymy paragonu fiskalnego. Ani faktury. Na żądanie dostaniemy niechętnie odręcznie wypisany rachunek. Bywa, że jak się zdecydowanie uprzemy to paragon fiskalny się znajdzie. Ale wtedy już jesteśmy jawnym wrogiem gospodarza.
Szara strefa jak była tak jest w branży usług noclegowych i prowadzącym takie obiekty - niekiedy dobrej klasy, nie w głowie meldowanie i wpisywanie klientów gdziekolwiek, skoro pieniądze trafiają bez fiskalizacji do ich kieszeni. Nie ma 'papierów' - nie ma dowodów.
W takim podejściu królują nieduże, sezonowe obiekty turystyczne zarówno w Polsce południowej jak i północnej: i nad morzem i w górach. A i na pojezierzach i innych atrakcyjnych turystycznie obszarach zapewne też.

Wariant B
Hotele i obiekty sieciowe, systemowe, korporacyjne
Tu wszystko, każda czynność ma swoje odbicie w systemie. A więc także przyjęcie gościa do hotelu wymaga dopełnienia procedur i wypełnienia przez gościa właściwego formularza. Oraz zapłaty z góry lub oddania recepcji karty płatniczej w celu zablokowania kaucji tzw. preautoryzacji. Odstępstw od  obowiązujących reguł nie ma i się nie przewiduje. Każda wpłata, bez względu na formę płatności jest ewidencjonowana, gdy trzeba: rejestrowana, gdy należy: fiskalizowana. A jeżeli potencjalny gość nie chce się poddać procedurom? Nie zostanie przyjęty do hotelu na pobyt. Co ciekawe: w hotelach systemowych, sieciowych nawet i ekonomicznych - ich klienci nie dyskutują na temat obowiązujących wymogów, tylko karnie wypełniają niezbędne 'papiery' i okazują karty płatnicze.

Wariant C
Cała reszta obiektów w Polsce jest zdecydowanie bliżej wariantu B niż A. I bardzo dobrze. I dla przedsiębiorstw, i dla gości, i dla budżetu Skarbu Państwa.
Ale szum informacyjny i niewiedza sprawiły, że z części hotelowych recepcji i w ośrodkach, domach wczasowych zniknęły 'karty meldunkowe' a zastąpiły je 'oświadczenia o RODO', które po przyjeździe goście dostają do podpisania w recepcji.
Czy to dobrze, że te obiekty hotelowe odstąpiły zupełnie lub ograniczyły do imienia i nazwiska uzyskiwanie danych osobowych swoich gości?
Nie, nie dobrze. To źle.

Karta meldunkowa powinna jedynie zmienić nazwę a nie swoją rolę
Nazwa 'karta meldunkowa' jest od kilku lat nieadekwatna do roli tego dokumentu.
Obiekt hotelowy powinien posługiwać się nazwą 'karta rejestracyjna' (registration card).
A dane, które hotel zbiera od klienta, powinny zabezpieczać obiekt hotelowy jako stronę umowy, której drugą stroną jest ten kto wynajmuje pokój.
Bo przecież osoba wynajmująca pokój ma wszystkie dane hotelu umożliwiające identyfikację obiektu: nazwę, adres, numer NIP, dane kontaktowe. Oraz dane firmy która obiekt hotelowy prowadzi, jeśli są inne niż dane obiektu.
Więc analogicznie - obiekt hotelowy powinien mieć dane umożliwiające identyfikację tego z kim umowę zawiera.

Przykład
Gdy wasz potencjalny gość idzie do salonu kupić abonament i telefon, to podaje swoje dane osobowe? Podaje. Gdy zawrzeć chce umowę na dostawę prądu, gazu czy wody - to podaje do umowy swoje dane osobowe? Podaje. Gdy kupuje bilet lotniczy - to rezerwując go podaje swoje dane osobowe? Podaje. Gdy na raty w markecie coś kupić chce - to podaje swoje dane osobowe? Podaje.
Gdy wynajmuje mieszkanie od kogoś, to podaje swoje dane osobowe? Podaje.
Więc jeśli chce wynająć sobie pokój w hotelu - także powinien podać swoje dane osobowe.
Przy czym, ze względów bezpieczeństwa obiekt hotelowy potrzebuje danych osobowych osoby, która będzie korzystała z pokoju, która go będzie użytkowała, a nie danych osoby dokonujących np. rezerwacji, jeśli są to różne osoby.

Kodeks Cywilny stanowi
Art. 71 Kodeksu Cywilnego mówi: 'Ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.'
I my hotelarze zapraszamy do zawarcia umowy na różne sposoby. W internecie, w mediach społecznościowych, poprzez reklamy w prasie, obecność na portalach rezerwacyjnych i przez tablice reklamowe też.
Warto przytoczyć także treść art. 70 §1 Kodeksu Cywilnego: 'W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.'
I tak przecież mamy w praktyce: gdy klient otrzymuje od obiektu hotelowego e-mailem ofertę na pobyt wakacyjny czy świąteczny to finalnie pisze e-mail że ją przyjmuje: 'Fajna oferta. Proszę o zarezerwowanie tego pokoju, będę wpłacał ustalony zadatek'. A gdy jest to zwykła rezerwacja niegwarantowana, nie wymagająca 'oświadczenia o jej przyjęciu' klient taką ofertę przyjmuje 'w chwili przystąpienia do wykonania umowy', czyli rejestrując się w recepcji obiektu noclegowego po przyjeździe.

Oczywiście od powyższych scenariuszy można znaleźć odstępstwa, ale generalnie tak to w naszej branży wyglądało i wygląda.
Więc do zawarcia umowy między klientem a obiektem hotelowym dochodzi z chwilą wypełnienia i podpisania 'karty rejestracyjnej' jeśli tak to hotel określi w Regulaminie Hotelu.

Karta Rejestracyjna
Nie likwidujcie w swoich obiektach kart meldunkowych a przemianujcie ich tytuły na karty rejestracyjne. A jeśli wycofaliście się w ogóle i zdaliście się na te drukowane z programów recepcyjnych - przywróćcie ręcznie wypełniane przez gości Karty Rejestracyjne. To Wasz jedyny fizyczny dowód na to, że dana osoba w hotelu była, oraz najważniejszy dokument a po prawdzie: dokumenty, wynoszone z budynku przez recepcjonistów w przypadku ewakuacji hotelu.
Jeśli chciałbyś się dowiedzieć o co chodzi w tym, co napisałem powyżej - link do materiału znajdziesz pod tym artykułem.

RODO a Karta Rejestracyjna
Hotelarze i tak należeli do grup przedsiębiorców najlepiej przygotowanych do RODO. Jakie wymogi wniosło RODO na etapie Karty Rejestracyjnej?
W formularzu Karty Rejestracyjnej wystarczyło dodać pozycje zgód wymaganych przez RODO - do podpisania przez Gościa oraz informację o Polityce Danych Osobowych w przedsiębiorstwie - także do podpisania przez Gościa. I tyle.

A nasi goście i klienci, przez rok wyedukowani podpisywaniem wszędzie oświadczeń 'bo RODO', dziś już znacznie spokojniej podchodzą do konieczności wypełniania formularzy.
A nie ma co ich drażnić nieaktualną nazwą formularza pt. 'Karta Meldunkowa'. Należy nagłówek zamienić na 'Karta Rejestracyjna'.
I nie zbierać niepotrzebnych informacji. Tylko te prawdziwie pomocne. I od razu na formularzu 'Karty Rejestracyjnej' zbierać zgody do RODO i skwitowanie zapoznania się z polityką danych osobowych w naszym obiekcie hotelowym.

Powodzenia!

Autor: Jacek Piasta | 2019