Opis stanowiska i wymogi.
Stanowisko: Recepcjonista
Podlega: Kierownikowi hotelu;
Miejsce pracy: Recepcja
Pełni zastępstwa: Recepcjonisty, kierownika
Jest zastępowany: przez innego recepcjonistę
Współpracuje: ze służbą pięter, z działem gastronomii w zakresie obsługi gości hotelowych

Wymogi stanowiskowe:

1. Recepcja hotelowa obsługiwana jest przez pracowników odpowiednio umundurowanych przez całą dobę.
2. Pracownik recepcji obsługuje gościa zawsze stojąc. Wyjątki stanowią sytuacje gdy pracownik wypisuje fakturę, obsługuje komputer itp., a urządzenie stanowiska pracy tego wymaga.
3. Recepcjonista w każdej sytuacji zachowuje takt i spokój, nigdy nie podnosi głosu.
4. Zmiany na stanowisku pracy w recepcji są tak organizowane i przeprowadzane, aby nie były zauważalne dla gościa i nie powodowały przerw w ich obsłudze.
5. Pracownik działu recepcji zawsze jest na stanowisku pracy najpóźniej piętnaście minut przed rozpoczęciem zmiany, w celu przyjęcia zmiany.
6. Prowadzenie prywatnych rozmów między pracownikami w obecności gościa jest niedopuszczalne, a już wykluczone jest głośne porozumiewanie się pracowników recepcji z innymi służbami, picie czy jedzenie, rozmowy przez prywatny telefon lub palenie na stanowisku pracy.
7. Znajomość hotelu, rodzaju pokoi, cennika (oraz przestrzeganie go), lokali gastronomicznych, szkoleniowych, całego zestawu usług dodatkowych, a także godzin otwarcia punktów usługowych należy do pakietu podstawowych wiadomości, jakimi legitymują się pracownicy recepcji.

Zakres obowiązków i odpowiedzialności:

1. Sprawna, profesjonalna i życzliwa obsługa gości poprzez:
   · udzielanie informacji o dostępności, standardzie i wyposażeniu pokoi hotelowych
   · uprzejme powitanie, przyjmowanie i żegnanie gości
   · kierowanie gości do właściwych miejsc lub osób
   · jeżeli gość musi czekać na przygotowanie pokoju poinformowanie o orientacyjnym czasie oczekiwania, zaproponowanie przyjęcia bagażu, napoi zimnych lub gorących
   · reagowanie na skargi klientów i w miarę możliwości niezwłoczne eliminowanie ich
   · przyjmowanie zleceń, próśb od gości i realizowanie ich (m.in. budzenie gości na życzenie)
   · udzielanie informacji w zakresie usług lokalnych (oferowanych przez hotel) oraz 
   dodatkowych (dyżurów lekarzy, aptek, z 
   zakresu komunikacji, usług przewodników, usług rekreacyjnych, imprez kulturalnych i sportowych)
2. Wystawianie kart pobytu, rejestrowanie, meldowanie i obciążanie gości za pobyt, przyjmowanie płatności w formie gotówkowej i bezgotówkowej, wystawianie FV i PF (również raportów kasowych dobowych i miesięcznych).
3. Bieżąca sprzedaż miejsc noclegowych, dokonywanie i sprawdzanie rezerwacji, ustalanie z gościem terminu pobytu w hotelu.
4. Prowadzenie bieżącej ewidencji pokoi (w programie hotelowym „Chart” i w zeszycie „czyste-brudne pokoje”): czystych i wymagających posprzątania, wolnych pokoi i przewidzianych do zwolnienia.
5. Obsługa: centrali telefonicznej, faksu, ksero, kasy hotelowej, terminala, komputera, oraz innych urządzeń biurowych.
6. Zgłaszanie i odnotowanie w zeszycie „usterki” braków i uszkodzeń wynikłych z użytkowania lub spowodowanych przez gości.
7. Przekazywanie danych dotyczących przewidywanego obłożenia działowi gastronomii oraz służby pięter.
8. Koordynowanie oraz nadzorowanie pracy służby pięter.
9. Prawidłowe i szczegółowe przekazywanie dyżuru zmiennikowi w formie pisemnej (zeszyt zmian) i ustnej.
10. Przekazywanie kierownikowi hotelu wszelkich uwag gości dotyczących hotelu, zapytań grupowych.
11. Prowadzenie dokumentacji i archiwum recepcji (sporządzanie zestawień wyżywienia, zestawień pracy służby pięter, raportów kasowych, rejestr informacji o gościu, wpłacie zaliczek, zrealizowanych rezerwacjach, rezygnacji z rezerwacji, pocztowej książki nadawczej, hotelowej książki pocztowej).
12. Utrzymywanie na bieżąco porządku i wyglądu estetycznego pomieszczeń i zaplecza recepcji.