Zaliczka powinna być zwrotne, ale od tego są regulaminy, by określać między innymi kwestię rozliczania zaliczek. Regulaminy, które może wprowadzać każdy sprzedający, w tym także usługi noclegowe.
Prawo stanowione, czyli kodeks cywilny wyraźnie mówi, że zaliczka jest zwrotna. Więc klient ma prawo "w majestacie prawa" domagać się jej oddania. Nawet wtedy, gdy obejrzał pokój po przyjeździe na miejsce, jeśli zrezygnował przed rozpoczęciem korzystania z usługi. Nawet, jeżli ponosi Pani z tego tytułu stratę, bo np. tego dnia już Pani apartamentu nie wynajmie. A być może także przez kilka najbliższych dni pozostanie on pusty.

Gdyby chciała Pani, aby kwota wpłacana przez klientów była dla Pani 100% gwarancją, by była bezzwrotna od momentu wpłacenia - należy pobierać "zadatek", a nie "zaliczkę". Tyle prawo.
Musi się Pani jednak liczyć z tym, że klienci niechętnie wpłacają zadatki, wiedzą bowiem, że w przypadku nawet losowych sytuacji nie odzyskają pieniędzy. "Zadatek" studzi zapał klientów w dokonywaniu rezerwacji. Jak wybrnąć z pata jakim jest wybór między "zaliczką" a "zadatkiem"?

Stosując "zaliczkę" ale wprowadzając regulacje określającą terminy, po przekroczeniu których zaliczka jest zwrotna częściowo, a po których przepada wpłacającemu na Pani rzecz.
Informując o tym w "ogólnych warunkach rezerwacji pobytu", zamieszczonych i na stronie www i w korespondencji e-mail z klientem. Potwierdzając rezerwację, pisząc o zaliczce należy zaznaczyż, że jej dalszy los będzie zgodny z "Ogólnymi warunkami rezerwacji pobytu" i je dołączyć. Po dalsze szczegóły zapraszam do styczniowego numery miesięcznika.