Podstawowe znaczenie dla prawidłowości postępowania w takich sytuacjach ma poinformowanie klienta w recepcji obiektu - nim stanie się gościem - czyli na etapie gromadzenia danych o:

• kto przetwarza dane osobowe
• w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej to robi
• kim są odbiorcy danych osobowych
• jaki jest okres przechowywania danych osobowych.

Klient powinien też zostać poinformowany o prawie do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także o prawach do: wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawie do wniesienia skargi do UODO.

Jak to zrobić?
Recepcjonista nie recytuje formułek. Nie ma na to czasu ani miejsca. Rolę 'informowania' spełnia karta, którą klient powinien obowiązkowo otrzymać w recepcji do zapoznania się. A w niej? Wszystkie powyższe informacje. Czytelnie i prawidłowo zamieszczone.
Kartę tę klient powinien podpisać, nim zacznie wypełniać kartę rejestracyjną czy kartę gościa (dawniej: kartę meldunkową). W niektórych hotelach informacje o RODO są drukowane na odwrocie karty rejestracyjnej. Inne obiekty dają do podpisu kartę rodo a potem do wypełnienia kartę gościa. Obie metody są prawidłowe. Którą wybrać? Wygodniejszą w danym obiekcie.
O czym pamiętać?
Że najpierw informacje RODO a potem karta rejestracyjna.